為滿足高校內各主體對信息化的不同需求，建立多主體參與的信息化專門參謀、咨詢組織：一是建立信息化專家委員會，聘請信息技術及信息管理方面的專家、教授和信息化工作者參與學校信息化決策及咨詢；二是建立信息化評估監督委員會，聘請校內外信息技術及管理方面的專家、教授及使用者（教職工及學生），對學校信息化工作情況進行評估、監督，為學校信息化決策和管理提供評估報告、意見和建議；三是建立信息化師生調查咨詢委員會，以教職工和學生為主，對教學科研及學生學習生活中信息化的體驗及需求進行咨詢與調查。通過增設信息化專門參謀、咨詢組織，擴大參與主體參與力度，使更多的主體享有參與權，以協商、參謀、咨詢、建議的方式促進信息技術與資源的優化配置，保障各主體享有信息的權益，提高決策的民主化、科學化水平，促進學校發展。根據學校規模可建設校級及院（系）級兩級信息化參謀組織。

高校在建設智慧校園的時候會面臨很多問題，有專門的教師和專家機構來負責也是很有必要的，科學技術是組織結構變革中一項重要的變革力量。信息技術的應用為通訊和共享提供了便利，促進組織結構扁平化，便于集權也便于分權的實現。

智慧校園也有利于高校辦公流程簡單化，加快辦公效率等。